Das Internet und der Versand von Emails sind aus unserem modernen Leben einfach nicht mehr wegzudenken. Innerhalb relativ kurzer Zeit sind sie ein fester Bestandteil des Kommunikationsnetzes national und international geworden und auch schon lange kein Medium mehr, welches nur den sogenannten „oberen Zehntausend“ vorenthalten bleibt. Es ist sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt, als über die normale Briefpost oder über Fax.

Nichts desto trotz sind aber im seit dem Jahr 2007 etliche Auflagen des Gesetzgebers durch die Firmen zu erfüllen, wenn es um E-Mails für geschäftliche Zwecke geht. Waren diese bis zu jenem Zeitpunkt eher als Empfehlung ausgesprochen worden, so sind diese seit 2007 im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Pflicht. Es müssen nun in jeder geschäftlichen E-Mail allgemeine Angaben wie Rechtsform, Geschäftsführer, Registergericht, Registernummer und der Sitz der Gesellschaft in der E-Mail aufgeführt sein. Geschieht dies nicht, drohen den Unternehmen mittlerweile mit einer Abmahnung rechnen und in schlimmsten Fall drohen saftige Geldstrafen von bis zu 5000 Euro.

Deswegen versenden heute viele Firmen ihre geschäftlichen E-Mails mit zusätzlicher E-Mail-Signatur, in der diese ganzen Angaben entsprechend aufgeführt sind. In manchen Fällen, vor allem bei kurzer E-Mail-Korrespondenz kommt manchem Empfänger die anhängenden E-Mail-Signatur deutlich grösser vor, als der eigentliche Inhalt der E-Mail. Andererseits enthält jede geschäftliche Korrespondenz per Post oder Fax auch diese erforderlichen Pflichtangaben. Daher war es nur eine Frage der Zeit, bis diese Verpflichtung sich auch in der elektronischen Postwelt durchsetzt.

Als ein weiterer wichtiger Aspekt sei auch die E-Mail-Sicherheit zu nennen. Zu diesem Zweck setzen viele Unternehmen diverse E-Mail-Verschlüsselungsprogramme ein, um ihre geschäftliche Korrespondenz mit vertraulichem Inhalt vor ungewünschten Lesern zu schützen. Im Internet lassen sich genauere Informationen zu diesen Programmen finden.