Die E-Mail-Kommunikation und das Internet sind heutzutage einfach nicht mehr wegzudenken und fester Bestandteil des Kommunikationsnetzes national und international. Mittlerweile ist es sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt, als über die „normale“ Post oder über Fax.

Die Vorteile des E-Mail-Versands liegen ganz klar auf der Hand. Der E-Mail-Versand erfolgt selbst von einem Teil der Welt zum anderen innerhalb von Sekunden. Auch teures Porto ist in diesem Falle nicht nötig. Auch der Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang ist vor allem durch das pdf-Format zu einem festen Bestandteil gerade in der geschäftlichen Kommunikation geworden.

Neben dem gefürchteten Datenverlust durch einen Systemcrash muss jedoch auch an den Verlust E-Mails gedacht werden. Zwar kann man natürlich am eigenen PC Backups durch entsprechenden Mailexport machen, bei grossen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern wird dies mitunter aber zu seinem sehr mühseligen Unterfangen.

Die E-Mail Archivierung mithilfe eines professionellen System, welches vom eigenen Mailserver unabhängig ist, ist hier hilfreich. Solche Systeme warten dabei mit vielseitigen Features auf, die es grösseren Unternehmen oder auch Privatpersonen erleichtern, die eigenen Emails zu archivieren und übersichtlich zu verwalten.

Auf dem Markt werden dabei unterschiedliche Modelle mit verschiedenen Festplattenkapazitäten, Userzugängen und Domains angeboten. Auf diese Weise kann man das für die eigenen Bedürfnisse beste Modell auswählen und muss nicht unnötiges Geld für ein Gerät ausgeben, welches in seinen Features nicht voll ausgelastet wird. Am besten, man informiert sich einmal genauer im Internet und lässt sich gegebenenfalls ein Individualangebot erstellen.