Der Versand von Rechnungen per email wird für Unternehmen gleich welcher Grösse immer attraktiver. Dieser Trend ist immerhin nicht ganz unbegründet: schliesslich ist mittlerweile sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt und email bzw. Internet einen absolut essentiellen Bestandteil der modernen Kommunikation darstellen.

Der Versand einer solchen E Rechnung ist aber nicht ganz unproblematisch, wenn man nicht weiss, worauf man achten muss. Elektronisch übermittelte Dokumente sind ohne Signatur nämlich rechtlich nicht anerkannt und können z. B. bei einer Vorsteuerprüfung zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen. Die Digitale Signierung der Dokumente, egal ob nun E Rechnung oder irgendein anderes wichtiges Dokument, ist daher unerlässlich.

Die Vorgaben der digitalen Signierung von Dokumenten ist in der BRD seit 2004 durch einheitliche Bestimmungen für Dokumente, welche als Mail oder Computerfax elektronisch versandt werden, gesetzlich geregelt. Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein kryptographisches Verfahren, bei dem zu einer Nachricht bzw. zu beliebigen Daten eine Zahl berechnet wird. Diese digitale Signatur ermöglicht, dass ihre Urheberschaft und Zugehörigkeit zur Nachricht durch jeden geprüft werden kann.

Aus diesen digitalen Signaturen lassen sich dann elektronische Signaturen erzeugen, welche dann auf Mail- bzw. Faxdokumenten als Matrixcodes, in Form eines 2-D-Barcodes, aufgebracht werden. In diesem ist das Originaldokument und die elektronische Signatur enthalten und kann dann mithilfe eines entsprechenden Scanners vom Empfänger des jeweiligen Dokumentes überprüft werden. Der Matrixcode ist dabei so aufgebaut, dass kleine Übermittlungsfehler, wie z.B. beim Faxversand ausgeglichen werden und zu keiner Störung bei der Überprüfung führen. Alternativ kann beim Erstellen einer Mail auch die Acrobat-PDF-eigene Signatur ohne Matrixcode auf dem Dokument zum Einsatz kommen.

Auf die Signierung von Dokumenten spezialisierte Softwares bieten für jeden Bedarf die nötigen Hilfsmittel, um E Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen korrekt zu signieren. Neben der Appliance solcher Software ist natürlich auch die professionelle Archivierung von Emails und der damit versendeten Dokumente kein Problem mehr. Das macht es für Unternehmen, ganz gleich welcher Art und Grösse in vielerlei Hinsicht leichter: man spart sich viel Zeit für das Ausdrucken und Kuvertieren der Rechnungen und natürlich auch die Kosten für das Briefporto.