Ein Fax Server leistet gute Dienste in jedem Unternehmen und standardisiert den gesamten Faxempfang und Faxversand. Dadurch kann man viel Arbeitszeit und Kosten sparen und behält einen besseren Überblick über seinen Faxverkehr. Häufig ist es noch nicht einmal nötig, seine Mitarbeiter für den Umgang mit dem fax server zu schulen, da dieser eine sehr benutzerfreundliche und leicht verständliche Oberfläche besitzt. Mit Hilfe dieser Oberfläche kann man nun von seinem Arbeitsplatz aus über den fax server Faxe versenden und empfangen und muss nicht mehr extra bis zum Faxgerät laufen. Im jeweiligen Postfach des Mitarbeiters gibt der fax server genauestens Auskunft über alle eingegangenen und ausgegangenen Faxe und macht so eine schnelle Übersicht möglich. Man nennt diese Vorgehensweise beim fax server auch Journaling, da er über alle Faxvorgänge Protokoll führt. So ist der Faxverkehr gut nachvollziehbar und sehr übersichtlich gestaltet und dokumentiert. Im Grunde lässt sich mit einem fax server wie mit einem gängigen Webbrowser arbeiten.
Man sollte sich für einen Fax Server entscheiden, der möglichst viele Server unterstützt, zum Beispiel Microsoft Exchange, SAP, Lotus Domino oder ein SMTP Mail System. So ist gewährleistet, dass sich der fax server problemlos in die Umgebung integrieren lässt und man zuverlässig mit ihm arbeiten kann. Wenn sich der fax server nahtlos einfügen lässt dann hat man sogar die Möglichkeit, weiter mit seinen gewohnten Anwendungen arbeiten zu können, ohne dass man einen eigenen Client des fax servers verwenden muss. Dieser hält sich dann stattdessen optisch im Hintergrund und bietet nur alle seine Funktionen an, wie eben das Versenden und Empfangen von Faxen. Über einen fax server kann man auch ganz einfach Rundschreiben und Serienbriefe verschicken, die man zuvor mit einem Office Programm erstellt hat. Das Versandintervall kann der Nutzer selber bestimmen und sich darauf verlassen, dass der fax server immer den günstigsten Tarif heraussucht und verwendet.