Vor allem in kleineren Firmen, die auch noch mit dem geringsten möglichen Verwaltungsaufwand auskommen müssen, geraten die Betreuung der Bestandskunden und die Gewinnung von Neukunden in der Flut der alltäglich zu bewältigenden Aufgaben sehr schnell ins Hintertreffen.

Doch das darf nicht passieren, weil die Kunden dazu tendieren, schnell zu anderen Mitbewerbern zu wechseln, wenn man ihnen keine optimale Betreuung zukommen lässt. Deshalb wurde Lotus Notes CRM auch in Varianten entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse dieser Firmen zugeschnitten sind. Grundlage der Unterstützung durch Lotus Notes CRM ist eine intelligente Verwaltung von Datenbanken, mit deren Hilfe es möglich ist, von verschiedenen Arbeitsplätzen aus auf die immer aktualisierten Daten zuzugreifen. Vor allem bietet Lotus Notes CRM die Möglichkeit, die Daten so anzeigen zu lassen, wie sie in den einzelnen Abteilungen der Unternehmen gerade benötigt werden, obwohl alle auf die gleiche Datenbank zugreifen. Dafür sorgt die in den Lotus Produkten von Anfang an übliche Maskentechnik, die bei der Anzeige der Daten einen riesigen Spielraum bietet. So können beispielsweise für die Buchhaltung die Rechnungen und deren Status im Zusammenhang mit den Kontaktdaten angezeigt werden, während der Vertrieb sich die offenen Aufträge anzeigen lassen kann.

Natürlich setzt man auch bei Lotus Notes CRM auf die bequeme und kostengünstige Kommunikation, bei der man sowohl personalisierte E-Mails verschicken als auch vom Computer aus telefonieren kann. Darüber hinaus wird auch die schnelle und effektive Zusammenarbeit zwischen die unterschiedlichen Abteilungen unterstützt, so dass man sich während eines Kundengespräches auch mal unbemerkt vom Kunden von den Fachberatern Informationen verschaffen kann. Dazu kann man entweder das Instant Messaging nutzen oder einen der speziellen Chatrooms anklicken, die vom Administrator dafür eingerichtet werden können. Der große Vorteil dabei ist, dass man über spezielle Anzeigen immer auf den ersten Blick sieht, wer gerade verfügbar ist und auf wen man im Moment nicht zugreifen kann.