Die richtige CRM Lösung für das eigene Unternehmen zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Der Markt sprießt vor CRM Anbietern mit variierenden Funktionsumfang. Einen gesamten Überblick darüber zu erhalten ist fast unmöglich. Daher sollte man sich als Unternehmen selbst, zuerst fragen, welches Ziel man mit der Einführung einer CRM Lösung verfolgt.

Welche Anforderungen hat man an die Bedienung und Funktionalitäten? Welche Aufgaben soll eine CRM Software erfüllen? Wie viele Nutzer sollten mit diesem System arbeiten? Hat man diese Fragen beantwortet, ist grundlegend definiert ob sich eher ein Hosted CRM (SaaS) oder ein internes Firmennetzwerk (Intranet oder Inhouse) lohnen würde.

Ist das Unternehmen eher klein aufgestellt oder arbeitet über verschiedene Standorte hinweg, eignet sich vorrangig eine mobile CRM Lösung, die evtl. sogar webbasiert ist und somit über den Browser aufgerufen werden kann. Dies ist insbesondere dann ratsam, wenn ein System flexibel einsetzbar sein soll. Beispielsweise über Laptop, PC oder Tablett abrufbar sein muss, ohne dafür eine Software direkt installieren zu müssen.

Handelt es sich um ein größeres Unternehmen, mit einer Anzahl von über 50 Mitarbeitern, die mit dem System arbeiten sollen, so empfiehlt sich die Einführung einer Intranet-Software. Diese wird auf dem eigenen Unternehmensserver installiert, der dabei im eigenem Haus oder im Rechenzentrum stehen kann. Zu beachten ist hierbei allerdings, dass im Voraus in die eigene Hardware investiert werden muss. Ab einer bestimmten Anzahl von gleichzeitigen Nutzern, steigen somit auch die Anforderungen an den Server, welche sich in höhere Kosten für die Hardware auszeichnet. Außerdem ist zu beachten, dass im Problemfall auch dann Kosten entstehen, wenn der eigene Unternehmensserver gewartet werden muss. Dafür wird entweder ein eigener Systemadministrator oder Fremdleistung eingesetzt. Ebenso entstehen kosten dann, wenn Hardware bei Überlastung ausfällt und durch neue ersetzt werden muss. Ein Zugriff auf eine Inhouse-Lösung ist zudem meist beschränk möglich, was den Zugriff von außen, in einigen Fällen erschweren könnte.

Eine Alternative hierbei ist eine Miet-Variante zu wählen (SaaS oder Software on Demand), welche auf den Servern eines Providers gehostet werden. Hierbei ist der Kostenaufwand für die Hardwareauswechselung und Wartung des Servers, meist im monatlichen Mietpreis inbegriffen. Außerdem ist in solchen Fällen meist nur mit minimalen Ausfallzeiten zu rechnen.

Allerdings hängen die Kosten auch stark vom Umfang der Software ab, die sich grundlegen in den Funktionalitäten wiederspiegelt. Hierbei wäre die Wahl einer individuellen Softwarelösung ratsam. Diese kann auf eigene Wünsche des Unternehmens, beliebig angepasst werden. Solche Systeme bestehen meist aus Basis-Komponenten, wie man sie beispielsweise auch aus Outlook kennt. Das sind in der Regel eine E-Mail Verwaltung, Kontaktmanagement, Terminplaner, Aufgabenverwaltung und Dokumentenmanagement. Optional können dazu weitere Komponenten, je nach Bedarf, hinzu gebucht werden. Dies könnte eine Urlaubsplanung, eine Projektverwaltung oder ein Trouble-Ticket-System sein. Der Vorteil für Unternehmen, bei der Wahl einer individuellen Software, liegt auf der Hand. Durch spezielle Bestandteile die bei fest geregelter Software mit enthalten sind, aber nicht genutzt werden, können so Kosten reduzieren.

Grundlegend kann man sagen, die die Wahl einer CRM-Lösung stark von den Bedürfnissen eines Unternehmens abhängt und im Vorfeld unbedingt eine professionelle CRM-Beratung genutzt werden sollte.