Der Gebrauch von einem Faxsystem gilt heute als sehr veraltet. Längst haben E-Mail und Internet diese Möglichkeit der Bilddatenübertragung überholt. Dennoch wird sie in einigen Gebieten noch angewandt, da sie gegenüber der E-Mail einige Vorteile aufzuweisen hat. Hierzu gehört zum Beispiel die Sicherheit von Daten. Viele Menschen besitzen heutzutage jedoch kein Faxgerät mehr, so dass Alternativen gefunden werden mussten, die das Versenden und Empfangen von einem Fax ermöglichen. Aus diesem Grund wird immer häufiger ein Faxsystem in Anspruch genommen, das mit der Hilfe von einem Server funktioniert. Über ein Modem lassen sich Faxe verschicken und der Benutzer kann mithilfe seines Internetanschlusses ganz einfach und ohne ein zusätzliches Gerät alle Funktionen des Faxens nutzen. Die erhaltenen Faxe werden in digitaler Form gespeichert und nicht mehr –wie früher noch üblich- ausgedruckt. Dies erleichtert die Organisation und spart zudem Kosten. Des Weiteren werden keine unnötigen analogen Anschlüsse mehr gebraucht.

Bei der wohl bekanntesten Alternative zu einem herkömmlichen Faxsystem meldet sich der Interessent bei einem sog. Online Faxservice an. Der darauf zustande kommende Account ermöglicht das problemlose Versenden und Empfangen von Faxen aller Art. Dies funktioniert über die normale E-Mail-Adresse des Users, ohne dass ein Faxserver oder eine bestimmte Software benötigt werden. Auch das herkömmliche Faxgerät wird somit obsolet. Die Faxe werden daraufhin als TIFF oder PDF Datei erhalten und versendet. Dabei ist es vollkommen unerheblich, von wo aus dies geschieht. Notwendig ist lediglich ein stabiler Internetzugang. Das ein oder andere Online Faxsystem ermöglicht auch ein sicheres Faxen, so dass vertrauliche Daten verschickt werden können. Ein Beispiel hierfür sind medizinische oder finanzielle Daten. Dabei werden wiederum kein Papier, keine spezielle Faxverbindung oder ein bestimmtes Gerät benötigt. Je nach Geschmack kann aber auch eine bestimmte Computersoftware als Faxsystem benutzt werden, mit der die Faxe ebenfalls problemlos vom hauseigenen Computer verschickt und empfangen werden können.