Die Digitalisierung und die Speicherung von Daten auf elektronischen Medien sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Nicht anders sieht es bei der Personalakte aus. Personalakten in elektronischer Form erobern die Personalabteilungen. Sie sparen Zeit und Kosten, denn alle Dokumente, die das Personal betreffen, werden in den PC gescannt und stehen schnell zum Abruf bereit. Dies erspart langes Suchen in den Papierakten. Die Papierakten sind nicht immer vollständig sicher vor unberechtigtem Zugriff. Personalakten in elektronischer Form sind hingegen sehr sicher, denn sie sind passwortgeschützt und damit nur für diejenigen zugänglich, die sich unmittelbar damit beschäftigen.

Urlaubsanträge und Krankenscheine werden elektronisch erfasst und können herangezogen werden, will man den Urlaubs- oder Krankenstand im Unternehmen prüfen. Für die Lohnabrechnung können die gespeicherten Daten schnell genutzt werden.

Die elektronische Personalakte speichert alle Unterlagen über die Qualifikation der Mitarbeiter. Man kann Umschulungsmaßnahmen oder Zusatzqualifikationen für die Mitarbeiter genau planen und kann sich einen Überblick verschaffen, um das Personal bestmöglich einzusetzen und damit die vorhandenen Ressourcen bestens zu nutzen.

Schreiben an Mitarbeiter, beispielsweise über Lohnerhöhungen, werden sofort in der digitalen Akte abgelegt und stehen bei Bedarf wieder zur Verfügung, um ausgewertet zu werden.

Personalakten müssen über einen sehr langen Zeitraum aufbewahrt werden, auch dann noch, wenn die Mitarbeiter längst aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. Mit den elektronischen Personalakten bleiben die Daten für einen unbegrenzten Zeitraum erhalten.

Um die vorhanden Personalakten in Papierform zu digitalisieren, ist ein gewisser Aufwand erforderlich. Die Vorteile, die digitale Personalakten bieten, machen diesen Aufwand und die erforderlichen Anschaffungskosten dafür schnell wett.

Denn, wer die digitale Speicherung der Personalakte nutzt, wird schnell erkennen, dass nun keine großen Aufbewahrungsplatz mehr nötig ist und hier die Kosten für unnötiger Lagerplatz gespart werden kann. So rechnet sich die Anschaffung im Laufe der Zeit und letztendlich kann man so eine Menge Geld einsparen.

Ein weitere Vorteil ist, das die digitale Personalakte jederzeit vom PC aus abrufbar ist und man so weite Wege und Zeit spart, weil diese erst herausgesucht werden muss. Nicht nur für große Unternehmen ist dies eine gute Lösung, sondern auch insbesondere kleine und mittlere Betriebe profitieren von den vielen Vorteilen der digitalen Personalisierung.